사무 총장은 회사 나 조직의 고위 직원들에게 최대의 지원을 제공하는 역할을하는 직업이나 직업입니다. 그는 경영진의 일정을 구성하고 유지하며 다양한 관리 작업을 수행하도록 도와 줄 사람이 될 것입니다.
목표는 귀하에게 할당 된 모든 관리 작업이시기 적절하고 효율적인 방식으로 수행되도록하여 비즈니스의 전반적인 효율성에 기여하는 것입니다. 비서는 행정 지원을 제공하는 사람입니다. 작성 및 정리, 전화 받기, 메시지 전송과 같은 작업을 수행 할 수 있습니다.
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다른 한편으로, 사무 총장 또는 행정 비서도 사무실 조정, 제품 조사, 공급 업체와의 상호 작용, 제품 주문 및 데이터베이스 생성과 함께 이러한 활동 중 일부를 수행합니다. .
집행 비서는 일반적으로 높은 수준의 기능을 수행하고 사무실 생산성을 가속화하기 때문에 비서보다 높은 급여를받습니다.
필수 프로필
-경영학 또는 관련 분야의 학사 학위.
-집행 비서 또는 유사한 관리 역할로 입증 된 경험.
-포괄적 인 방식으로 Microsoft-Office를 처리하고 ERP 시스템과 같은 백 오피스 소프트웨어를 처리 할 수 있어야합니다.
-사무실 관리 및 기본 회계 절차에 대한 심층적 인 지식과 업계에서 사용되는 관련 기술 어휘.
-기본 연구 방법 및보고 기술에 대한 지식.
-우수한 조직 및 시간 관리 기술.
-뛰어난 의사 소통 및 협상 기술.
-무결성 및 기밀성.
집행 비서는 뛰어난 시간 관리 기술과 멀티 태스킹 능력을 갖춘 빠른 전문가 여야합니다. 경영진이 다른 업무에 대해 걱정하지 않고 관리 책임에 집중할 수있는 것은 업무의 근면과 역량 때문입니다.
많은 관리자가 일상 업무를 조정하고 일정을 지키기 위해 비서에게 크게 의존합니다. 관리자의 시간 관리인으로서 재치와 자기 주장이 필요합니다.
필요한 기술
집행 비서는 쓰기, 문법, 철자 및 구두점과 같은 기본 기술에 능숙해야하며 사무 장비 및 워드 프로세싱, 스프레드 시트 및 그래픽과 같은 일반적인 소프트웨어 응용 프로그램을 사용한 경험이 있어야합니다.
마찬가지로, 뛰어난 시간 관리 기술과 다양한 책임을 효과적으로 처리 할 수있는 능력이 있어야합니다.
한편, 사무 총장은 올바른 판단력, 외교 성, 재량, 자율적으로 문제를 해결할 수있는 능력 등 다른 자질도 필요합니다.
대중과 교류하고, 보고서를 작성하고, 출판물을 검토하려면 강력한 의사 소통 기술이 필요합니다.
적극적으로 들어
당신은 다른 사람들이 말하는 것에 완전히주의를 기울이고, 무슨 말을하고 있는지 이해하는 데 시간을 할애하고, 적절한 질문을하고, 부적절한 시간에 방해하지 않아야합니다.
독해
업무 관련 문서의 문장 및 단락에 대한 완전한 이해.
시간 관리
자신의 시간과 다른 사람의 시간을 모두 효율적으로 관리하는 방법을 알고 있어야합니다.
말하는 방법을 알고
정보를 효과적으로 전달하기 위해 다른 사람들과 명확하게 이야기하십시오.
쓰기
청중의 필요에 따라 서면으로 효과적인 의사 소통을합니다.
비판적 사고
발생하는 문제에 대한 해결책, 결론 또는 대체 접근 방식의 강점과 약점을 식별 할 수있는 논리 및 추론을 사용합니다.
사전 학습
현재 및 미래의 문제 해결 및 의사 결정에 대한 새로운 정보의 의미를 이해합니다.
동등
다른 사람의 행동과 관련된 행동의 조정.
리뷰
개선하거나 시정 조치를 취하기 위해 자신, 다른 사람 또는 조직의 성과를 검토하고 평가합니다.
풍모
사무 총장은 소액의 현금과 회계를 담당 할 수 있지만 예산을 관리 할 수도 있습니다. 웹 사이트에 기사를 게시 할 수 있지만 웹 사이트를 디자인하고 관리 할 수도 있습니다.
보고 기능을 위해 디자인하고 사용한 스프레드 시트에 데이터를 입력 할 수 있습니다.
집행 비서는 관리 직원을 감독 할 수 있습니다. 종종 CEO에게 직접보고하고 한 명 이상의 고위 경영진을지지 할 수 있습니다.
책임
경영진에 대한 관심
-임원의 안건을 유지하고 임명, 이사회, 회의 등의 계획을 지원합니다.
-회의에 참석하여 회의 의사록과 의사록을 준비한 다음 편집, 기록 및 배포합니다.
-임원을위한 모든 여행 준비 : 티켓 구매, 호텔 예약, 여행 경비 전달, 관련 문서 관리 및 검토 등
-위임받은대로 임원,위원회, 이사회가 심의 및 발표 할 수 있도록 의무 조사를 수행하고 데이터를 수집하며 문서 또는 보고서를 준비합니다.
-기밀 문서를 처리하여 보호되고 안전하게 유지되도록합니다.
내부 및 외부 상호 작용
-전화를 수신 및 필터링하여 편리한 경우 적절한 사람에게 리디렉션합니다.
-모든 수신 또는 발신 서신 (이메일, 편지, 팩스, 패키지 등)을 관리, 우선 순위 지정 및 배포하고 수신 메모, 프레젠테이션 및 보고서를 읽고 분석하여 중요도를 결정하고 배포를 계획합니다.
-일상적인 문의가 포함 된 서신에 대한 응답을 준비합니다.
-사무용품 사용을 모니터링하고 공급 업체와 조건을 협상하여 주문의 수익성을 높입니다.
-임원,위원회 및 이사회를 대신하여 개인, 특별 이익 단체 및 기타 사람들과 만나십시오.
-방문자를 환영하고 특정인에게 접근 권한을 부여해야하는지 결정합니다.
행정적 지원
-전자 및 종이 기록을 파일에 보관하여 정보를 구성하고 신속하게 검색 할 수 있도록 쉽게 액세스 할 수 있도록합니다.
-워드 프로세싱 소프트웨어, 스프레드 시트, 데이터베이스 및 / 또는 프레젠테이션을 사용하여 송장, 보고서, 편지, 재무 제표 및 기타 문서를 준비하고 회계에 해당하는 지원도 제공합니다.
-관리 시스템 유지 및 기본 회계 작업 수행과 같은 일반적인 사무실 작업을 수행합니다.
-경영진을 지원하기 위해 기록 및 예산 책정과 같은 사무실 서비스를 조정하고 지시합니다.
-사무실 직원과 조직 모두를위한 행정 정책과 절차를 수립하고 감독합니다.
-운영 관행 및 절차를 검토하여 작업 흐름,보고 절차 또는 비용과 같은 영역을 개선 할 수 있는지 확인합니다.
-다른 관리 인력을 감독하고 교육합니다.
참고 문헌
- 실행 가능 (2018). 사무 총장 직무 설명. 출처 : resources.workable.com.
- Beth Greenwood (2018). 비서와 사무 총장의 차이점. 일-연대기. 출처 : work.chron.com.
- 커리어 플래너 (2018). 사무 총장 및 행정 보좌관. 출처 : job-descriptions.careerplanner.com.
- Hrvillage (2018). 사무 총장 직무 설명. 출처 : hrvillage.com.
- BSR (2018). 사무 총장의 책임. 출처 : bestsampleresume.com