당신이 습득하는 15 가지 가장 중요한 사무실 기능 - 일

그것이 지배 하는 사무실 기능 은 회사, 조직 또는 기관의 직원이 수행하고 동일한 운영에 필요한 관리 활동입니다. 효율적으로 수행하면 일반적으로 제대로 수행되지 않은 경우보다 결과가 훨씬 좋습니다.

사무실 업무는 일반적으로 월요일부터 금요일까지 오전 8시 또는 9시에 시작하여 오후 4시 또는 5 시까 지 지속되지만 국가 또는 지역에 따라 다릅니다.

대부분의 사무실 업무에는 유창한 구두 의사 소통, 쓰기, 파일 작성 및 컴퓨터, 복사기 등과 같은 사무 장비에 대한 경험과 같은 기본 기술이 필요합니다.

맡은 직위 또는 책임 수준에 따라 기술, 대학 또는 4 단계 교육을 받아야합니다.

마스터하는 본사 기능

1- 계획

이것은 조직의 방법과 구조가 사업 계획에 기여할 수있는 방법을 정의하는 것으로 구성되어 있기 때문에 가장 중요한 작업입니다.

이러한 방법을 나중에 팀 구성원간에 분산 된 작업에 지정하는 데 도움이되는 기술 도구가 있지만 좋은 계획 만이 모든 것이 결국 비즈니스 목표에 추가되도록 보장 할 수 있습니다.

일반 계획에는 명확한 비즈니스 비전과 회사 내 특정 계층 적 수준이 필요하지만 각 팀 구성원은 설정된 목표와 기한을 충족 할 수 있도록 작업을 계획해야합니다.

2- 전사 및 / 또는 보고서 작성

사무실에서 일하는 사람들의 시간을 매일 차지하는 작업은 자신의 기능을 지원하거나 자세히 설명하거나 나머지 동료들에게 세부 사항 (배경, 진행 상황, 결과, 장단점)을 설명하는 역할을하는 보고서를 어떤 매체로든 작성하는 것입니다. 특정 프로젝트의 단점 등).

이러한 문서는 향후 감사 또는 검토를 위해 해당 사무실이 속한 조직의 활동 기록으로도 사용됩니다.

3- 회의 참석

진행중인 프로젝트에 대한 아이디어를 교환하고, 새로운 제안을 제시하고, 프레젠테이션, 보고서 또는 보고서를 공유하는 작업 팀 구성원 간의 회의입니다.

일반적으로 그들은 공동 목표를 달성하기 위해 참석 한 모든 사람을 조정하고 역할, 작업 및 기한을 각자에게 할당하는 목표를 가지고 있습니다. 또한 작업 수행에서 발생할 수있는 문제를 해결하는 역할도합니다.

일반적으로 매우 정의 된 주파수, 지속 시간 및 역학이 있습니다. 마찬가지로, 그들에서 논의되는 내용은 일반적으로 제출을 위해 몇 분 또는 몇 분으로 기록됩니다.

일부 조직은 매일, 다른 조직은 일주일에 며칠, 다른 조직은 2 주마다, 다른 조직은 매월 회의를 개최합니다. 회의 빈도는 각 회사와 필요에 따라 다릅니다.

4- 회의 예약

회의에 참석해야하는 모든 사람들의 의제를 특정 장소와 시간에 일치시킬 수 있도록 조정하는 것입니다.

어려운 작업이 될 수 있으므로 기술에 의존하는 것이 좋습니다. ScheduleOnce와 같은 응용 프로그램을 사용하면 모임을 자동으로 예약하여 초대받은 사람이 사용 가능한 날짜를 확인하고 자신에게 편리한 시간을 선택할 수 있습니다.

5- 회사 이메일 확인

시간이 오래 걸릴 수있는 작업입니다. 2016 년에 발표 된 Adobe 보고서는 1,000 명 이상의 직원을 대상으로 자체 관리 설문 조사를 실시한 결과 우리가 업무 이메일을 확인하면서 매주 평균 20.5 시간을 보내는 것으로 나타났습니다.

이메일 분류, 읽기 및 응답은 매우 일반적인 커뮤니케이션 형식이며 프로젝트 또는 조직 프로세스와 관련된 파일 및 인상을 교환 할 수 있습니다.

기업들은 이메일을보다 효율적으로 관리 할 수있는 방법을 끊임없이 찾고 있지만이를위한 Gmail의 스마트 라벨과 같은 애플리케이션도 있습니다.

이 작업을 간소화하는 또 다른 방법은 표준 이메일 템플릿 또는 최소한의 수정으로 다른 수신자에게 다른 시간에 보낼 수있는 텍스트를 통합하는 것입니다.

6- 재무 관리

이 작업에서 돈이 제품 및 서비스의 구매 및 판매에있어서의 수명주기를 충족한다는 것을 보장해야합니다. 모든 송장을 제출, 게시, 지불 및 발송해야합니다. 물론 이렇게 만하는 사무실도 있습니다.

이 활동에는 해당 조직과 관련된 법적 프레임 워크에 문제가 없도록 재무 계정 및 법률 문서를 업데이트하는 것도 포함됩니다.

7- 물류

이 기능은 회사의 업무와 관련된 모든 상품이 창고 및 고객으로 /로부터 운송되도록 보장합니다. 또한 신제품 제조를위한 원자재를 확보하기 위해 공급 업체와의 연락도 포함됩니다.

이 기능의 목표는 회사가 상품화하는 재화 나 서비스의 생산을 유지하는 데 필요한 모든 것을 회사가 소유하고 있음을 보장하는 것입니다.

8-주의를 환기

사무실에서는 고객, 공급 업체 및 동료들과의 커뮤니케이션 수단이기 때문에 전화를 받아야합니다.

단순한 작업처럼 보이지만 회사 외부의 누군가가 이미지와 연관시키는 목소리 일 수 있으므로 특정 프로토콜이 필요합니다. 따라서 예의의 규칙을 존중하고 제도적 어조를 유지하며 목소리의 양과 사용되는 어휘를 적당히 유지하는 것이 중요합니다.

이 기능을 실행할 때 간과되는 또 다른 중요한 정보는 전화기 반대편에있는 사람에 대한 데이터를 가능한 한 많이 기록하는 것입니다. 이것은 회사의 연락처 데이터베이스를 제공하고 전화 대화 중에 논의 된 문제에 대해 올바르게 후속 조치를 취할 수 있도록합니다.

9- 파일 구성

사무실에서 실행되는 대부분의 작업은 송장, 메모, 의사록, 회의록, 판매 보고서 등 일부 문서를 생성합니다.

디지털 또는 종이에서 이는 비즈니스에 대한 중요성 수준에 따라 누군가가 카탈로그 작성, 보관 및 보호를 담당해야하는 정보의 양입니다.

바로이 마지막 지점 인 정보 보호 문제는 많은 조직에서 골칫거리가 된 문제이므로 파일 및 데이터 전송에 보안을 제공하는 도구, 프로토콜 및 절차가 점점 더 많이 등장하고 있습니다. 조직의 민감한 데이터.

어떤 경우에는 외부 하드 드라이브가 사용되는 반면 다른 경우에는 Microsoft OneDrive, Google Drive 또는 Apple iCloud와 같은 "클라우드"에 이러한 경우 또는 스토리지 플랫폼을위한 특수 서버가 있습니다.

10- 회사 메일 배포

매우 높은 학업 훈련이 필요하지 않지만 좋은 조직, 책임감 및 긴박감을 요구하는 작업은 사무실 내에서 서신을 배포하는 것입니다.

디자인 스케치, 은행에서 보낸 신용 카드, 공급 업체의 청구서 또는 정부 기관의 응답 편지는 직원이 기다리고있을 수있는 문서 중 일부이며 다른 많은 프로세스에서 회사의.

11- 고객 서비스

이 기능은 회사에서 제공하는 제품이나 서비스에 대한 질문이나 불만을 고객에게 물리적으로 서비스하는 것으로 구성됩니다.

12- 문서 인쇄 및 복사

물리적으로 보관해야하는 문서를 인쇄하거나 중복 보관하거나 회사 직원에게 전달해야하는 문서를 복사하는 작업으로 구성됩니다.

13- 후보자 인터뷰

이것은 인사 선정 과정의 과제 중 하나입니다. 개별적으로 또는 그룹으로, 즉 단일 후보 또는 여러 후보에 중점을 둘 수 있습니다.

14- 소모품 및 사무용품 구매

사무용품은 효율성을 위해 필수적입니다. 문구 용품, 프린터 잉크, 포장 또는 종이는 항상 사용할 수 있어야하므로 관리 책임자가 있어야합니다.

15- 관리 기능

회사가 안정성을 유지하고 비즈니스에서 성공할 수 있으려면 관리 절차가 필수적입니다. 법적 문제, 서류 작업 및 기타 관료적 계획을 인식하는 것이 이러한 기능 중 일부입니다.

참고 문헌

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