관리 비서 의 기능은 회사가 개발하는 정상적인 활동에 대한 지원 및 동반 작업입니다. 따라서 효율적인 작동을 위해 필수적입니다.
이러한 활동은 일반적으로 그들이 일하는 회사의 사업 영역에 따라 다릅니다. 예를 들어, 법률 회사와 같은 전문 사무소에서 비서는 일반적으로 특정 활동을 수행하기위한 특정 교육을받습니다.
그러나 일반적으로 사무실 내 정보의 배포 및 관리를 중심으로하는 모든 영역에 공통된 기능이 있습니다. 여기에는 문서, 아카이브 관리 및 이벤트 구성이 포함됩니다.
그러나 이러한 활동은 훨씬 더 광범위해질 수 있습니다. 경우에 따라 관리 보조원이 회계 정보 처리를 처리하고 회사의 기술 자원 운영을 보장해야하는 경우도 있습니다.
행정 비서의 7 가지 주요 기능
1- 문서 관리
관리 비서의 주요 기능 중 하나는 사무실 구성원의 문서 및 파일 관리를 돕는 것입니다.
일반적으로이 작업은 파일의 저장, 구성 및 관리와 관련됩니다.
그러나 어떤 경우에는 문서를 작성, 편집 및 검토해야 할 수도 있습니다.
일부 회사에서는 편지 나 메모를 받아쓰기하고 회의록을 기록하도록 요청하기도합니다.
예를 들어 로펌과 관련하여 어떤 경우에는 이러한 기능을 수행하기 위해 전문 교육이 필요합니다. 행정 보조원은 용어 및 법적 절차를 이해해야합니다.
반면에 의료 분야에서 일하는 행정 보조원은 다른 기술이 필요합니다. 그들은 환자를 다루고 의료 보고서를 읽는 데 필요한 교육을 받아야합니다.
2- 이벤트 기획
사무실 이벤트 계획은 종종 행정 보조자의 책임이기도합니다. 이 책임의 규모는 회사의 규모에 따라 달라질 수 있습니다.
이벤트는 단순히 회의 또는 비즈니스 점심 일 수 있지만 더 큰 회의 또는 기업 파티 일 수도 있습니다.
두 경우 모두 참석자는 이벤트와 관련된 모든 기준을 관리해야합니다.
여기에는 공급 업체 연락, 예약, 메뉴 및 장식 선택이 포함됩니다. 그러나 필요한 경우 참석자, 연사 및 강사에게 연락, 초대 및 확인하는 것도 포함됩니다.
3- 사용자 및 방문자에 대한 직접 관심
고객 서비스는 일반적으로 관리 비서에게 가장 일반적인 작업 중 하나입니다. 관심이 집중되는 청중은 항상 회사의 규모와 비즈니스 방향에 따라 다릅니다.
대중에게 직접 서비스를 제공하는 중소기업의 경우, 고객을 만나기 위해 관리 보조원이 필요할 수 있습니다.
이런 일이 발생하면, 그들의 업무는 회사 시설을 통과하는 동안 그들을 안내하고 봉사하는 것을 목표로합니다.
대기업에서는 관리 보조원이 파트너 또는 대형 공급 업체와 같은 다른 성격의 방문자를 참석해야합니다.
이 경우 그들의 임무는 그들의 의제 이행과 경영진 또는 회사의 다른 영역과의 회의에서 그들을 안내하는 것입니다.
4- 전화 및 가상 관심
고객 서비스 범주에는 전화 및 가상 지원이 포함됩니다. 전화 지원의 경우 의제 조직 및 관리뿐만 아니라 고객 및 파트너의 방향도 포함됩니다.
가상 관심과 관련하여 작업은 고객 서비스 또는 정보 관리를 위해 회사에서 제공하는 채널에 따라 달라집니다.
경우에 따라 필요에 따라 이메일 처리, 회신, 메시지 전달 또는 보관이 포함됩니다.
다른 경우에는 가상 커뮤니케이션 채널이 더 다양 할 경우 채팅 시스템을 통해 대중에게 참석하거나 회사의 소셜 네트워크를 통해 질문에 답하는 등 다른 작업이 포함될 수 있습니다.
대기업에서는 이러한 커뮤니케이션 채널에 특별히 집중하는 직원이있는 것이 일반적입니다. 기업이 소규모 일 때이 작업은 종종 관리 보조자에게 맡겨집니다.
5- 의제 관리
의제 관리는 종종 관리 보조원에게 가장 중요한 작업 중 하나입니다.
이 책임에는 전화, 직접 또는 온라인으로 약속 및 회의 요청을 받고 정의 된 기준에 따라 의제를 구성하는 것이 포함됩니다.
또한 회사 내부 및 외부 회의 일정, 직장 점심 및 출장 일정도 포함됩니다.
후자의 경우 필요에 따라 항공편, 호텔, 레스토랑 또는 회의실을 예약하는 것도 도우미의 책임입니다.
6- 회계
관리 비서는 때때로 회사 내에서 발생하는 비용을 모니터링하고 기록 할 책임이 있습니다. 이러한 업무는 스프레드 시트에 특정 비용을 기록하는 것처럼 간단 할 수 있습니다.
어떤 경우에는 보조자가 더 복잡한 작업을 개발하기위한 교육을 받아야합니다. 예를 들어, 귀하의 책임에는 경영진에게 회계보고가 포함될 수 있습니다.
일반적으로 이것은 회사의 규모에 따라 다릅니다. 대기업은 일반적으로 더 전문적인 역할을합니다. 여기에서 회계 정보는 해당 목적으로 고용 된 사람이 관리합니다.
그러나 관리 비서의 기본 기술 중 하나는 Microsoft Excel과 같은 사무 회계 소프트웨어를 마스터하는 것입니다.
7- 기술 관리
기술 자원의 관리는 또한 행정 보조원의 기능의 일부입니다. 이러한 의미에서 귀하의 책임은 회사 운영에 필요한 모든 도구가 제대로 작동하는지 확인하는 것입니다.
여기에는 컴퓨터 장비에 포함 된 정보의 백업 복사본을 만들고 바이러스 백신 업데이트 등이 포함됩니다.
반면에 프로젝터 및 노트북과 같은 장비 관리가 포함됩니다.
또한 책임하에있는 활동의 정상적인 개발에 필요한 장비의 수정 및 유지 관리를 의미합니다.
이것은 행정 보조원이 기술적 인 지식을 가지고 있어야한다는 의미가 아닙니다. 그 작업은 특히 좌절을 피하기 위해 정기적으로 장비 유지 보수를 수행하는 기술 인력을 고용하는 것으로 구성됩니다.
참고 문헌
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