회사의 절차 매뉴얼 : 목적, 준비 - DUDAS - 2025

회사의 절차 매뉴얼 목록이 방법에 대한 단계별 지침 것을 서면 문서입니다 하는 작업 작업 방법 또는 완료 하는 때 특정 상황에 대처 가 직장에서 발생합니다. 여기에는 회사의 모범 사례와 주요 비즈니스 프로세스에 대한 설명이 포함되어 있습니다.

이 매뉴얼에는 작업이 수행되는 방식에 대한 방법과 표준도 포함되어 있습니다. 절차 매뉴얼의 작성은 회사의 성장을 이끌고 교육을 단순화하며 확장 능력을 촉진하는 데 도움이됩니다.

이 설명서는 3 링 바인더, 네트워크 공유 드라이브의 폴더 또는 절차 관리 소프트웨어를 사용하여 온라인으로 게시 된 자동화 된 버전 일 수 있습니다. 모든 사람은 절차 매뉴얼의 구성과 누군가가 필요할 때 찾을 수있는 위치를 이해해야합니다.

절차 매뉴얼을 작성하려면 특정 프로세스와 관련된 단계를 명확하게 이해해야합니다. 비즈니스가 성장함에 따라 새로운 절차가 필요합니다. 절차 매뉴얼은 절차 라이브러리로 생각할 수도 있습니다.

매뉴얼에는 새로운 운영 절차의 템플릿으로 사용할 수있는 샘플 절차가 포함되어 있습니다. 조직의 모든 직원은 회사 정책 및 절차에 대한 교육을 받아야합니다. 그들은 항상 절차 매뉴얼에 즉시 액세스 할 수 있어야합니다.

그것은 무엇입니까?

잘 작성된 절차 매뉴얼을 사용하면 회사는 신입 사원 교육을보다 효과적으로 촉진 할 수 있습니다.

교육 외에도 절차 매뉴얼은 현재 팀 구성원에게 덜 사용되는 절차에 대해 배울 수있는 리소스를 제공하여 품질 관리를 유지하면서 올바른 형식으로 수행되도록합니다.

직원은 자신에게 기대되는 바를 이해해야합니다. 감독자는 비즈니스 프로세스를 관리하기위한 절차 매뉴얼이 필요합니다. 표준을 문서화함으로써 성장, 품질 및 고객 만족을 위해 중요한 사항을 전달합니다.

기능 영역에 영향을 미치는 정책과 절차를 통해 일선 직원은 효과적이고 시간을 절약하는 결정을 내릴 수 있습니다.

효과적인 절차 매뉴얼은 부서 간 의사 소통을위한 적절한 방법을 제공하여 직원이 불필요한 감독 개입없이 일상적인 비즈니스 문제를 해결하기 위해 협력 할 수 있도록합니다.

절차 매뉴얼의 목적은 회사의 형태와 의사 소통 수단을 모두 반영하여 서로 다른 내용을 구성하여 서비스를 수행하거나 가능한 한 가장 짧은 시간에 서비스를 수행하거나 제품을 제조 할 수 있도록하는 것입니다.

직업 만족도를 유지하고 직원의 동기 부여를 높이는 추가적인 이점이 있습니다.

그것을 만드는 방법?

절차 매뉴얼을 개발하기 전에 정책, 핵심 프로세스 및 절차의 차이점을 이해하는 것이 중요합니다.

-정책은 장기 목표를 추구하기 위해 조직의 행동을 지시하고 제한하기 위해 조직의 리더십이 공식화하고 적용하는 기본 원칙 및 관련 지침의 집합입니다.

-기본 프로세스는 입력을 제품으로 변환하기 위해 각 단계에서 하나 이상의 자원 (직원 시간, 에너지, 기계, 돈)을 소비하는 상호 의존적이고 연결된 절차의 순서입니다. 이러한 결과는 알려진 목표 또는 최종 결과에 도달 할 때까지 다음 단계에 대한 입력으로 사용됩니다.

-절차는 작업을 성공적으로 완료하기 위해 동일한 순서로 수행되어야하는 단계 (명확하게 정의 된 시작 및 종료 지점 포함)에 의해 정의 된 일련의 활동 또는 고정 된 작업 과정입니다.

핵심 프로세스 정의

회사가 가지고있는 모든 중앙 프로세스를 고려해야합니다. 절차 매뉴얼에 어떤 프로세스가 개요되고 매핑되는지 정의하여 포함 할 모든 절차의 요약을 작성하는 것으로 시작됩니다.

모든 프로세스가 나열되지는 않지만 가장 근본적이고 중요한 프로세스를 설정하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 레스토랑은 특정 요리를 만드는 방법에 대한 핵심 프로세스를 정의 할 수 있지만 레스토랑 청소 프로세스만큼이나 중요합니다.

다루어야 할 핵심 프로세스 목록을 작성하여 매핑 후 각각이 절차 매뉴얼에 통합 될 수 있도록해야합니다. 개요는 매뉴얼 작성이 시작될 때 남은 작업이 없음을 확인하는 가이드 역할을합니다.

소개 작성

매뉴얼에 포함 된 내용에 대한 간략한 설명을 포함하여 매뉴얼을 사용할 사람들에게 직접 전달하고, 매뉴얼을 사용할 때 독자가 기대할 수있는 내용, 매뉴얼을 사용하는 가장 좋은 방법 (예 : 끝 "또는"필요에 따라 절차를 찾기위한 참조로 사용 ").

각 프로세스의 순서도 설정

각 프로세스는이를 완료하는 데 필요한 단계 또는 작업으로 정의됩니다. 단계 누락은 주문을 잃거나 지연 시키거나 최종 제품에 결함이 있음을 의미 할 수 있습니다. 순서도를 설정하는 것은 작업 흐름을 정의하는 것입니다.

매뉴얼을 완성하려면 한 번에 하나의 프로세스로 시작해야합니다. 개요의 첫 번째 프로세스부터 시작하십시오. 프로세스를 완료하는 데 필요한 단계가 간략히 설명 된 다음 돌아가서 각 단계에 대한 세부 정보를 기록합니다.

각 단계가 명확하고 간결한 지 확인하십시오. 각 단계는 누구나 지침을 따를 수 있도록 충분한 세부 정보를 제공해야합니다.

예를 들어, 인터넷 요구 사항에 따라 판매 프로세스에 대한 절차를 작성한다고 가정하십시오. 먼저 잠재 고객이 정보를 요청한 후 전화, 이메일 또는 문자 메시지를 통해 처음 연락하는 방법에 대한 순서도를 만듭니다.

처음에 잠재 고객에게 연락 할 수없는 경우 영업 팀이 각 연락처에 대한 특정 스크립트와 함께 후속 조치를 몇 번이나 계산합니다.

고객에게 연락 할 때 고객이 제품을 구입했는지 또는 기다리기로 결정했는지에 따라 일련의 후속 조치와 함께 다른 스크립트가 지정됩니다.

다른 사람이 읽을 수 있도록 절차를 제공하십시오.

동료 나 아는 사람이이 책을 읽고 쓰여진 지침을 따르도록하는 것이 중요합니다. 이 사람은 귀하가 완료 할 수 없거나 이해하지 못한 단계가있는 경우 귀중한 피드백을 제공 할 수 있습니다.

이 절차는 주석을 기반으로 디버깅됩니다. 지침을 다시 작성, 편집 또는 추가해야 할 수 있습니다.

체크리스트 및 양식 만들기

모든 프로세스에서 팀 구성원이 양식 또는 체크리스트를 따르는 것이 더 쉽습니다. 이것이 매핑 된 프로세스를 기반으로 세부 템플릿을 개발해야하는 이유입니다.

고객이 입장 할 때 특정 정보를 수집해야하는 경우 템플릿에 간결한 방식으로 표시된 모든 필수 정보가 포함되어 있는지 확인해야합니다.

특히 고객이 반대편에 앉을 때 팀원이 절차가 나타내는 모든 것을 기억한다고 가정해서는 안됩니다. 체크리스트와 양식은 순서도와 프로세스 단계에 부록으로 통합되어야합니다.

절차 매뉴얼에 통합

각 프로세스에 플로차트가 할당되고 모든 지원 문서 템플릿이 생성되면 전체 절차 매뉴얼에 통합됩니다. 매뉴얼은 부서별로 구성되어 있습니다.

예를 들어 절차 매뉴얼에는 "영업", "운영"및 "배포"섹션이있을 수 있습니다. 각 섹션은 해당 부서의 핵심 프로세스로 나뉘며, 일반적으로 각 핵심 프로세스가 제품의 전체 배송에서 수행되는 순서대로 이루어집니다.

"배포"섹션에는 "주문 받기", "배송 용 패키지", "배송"및 "추적"과 같은 몇 가지 주요 프로세스가있을 수 있습니다.

절차 매뉴얼은 목차로 구성되어 있으며 각 절차는 굵은 제목으로 명확하게 나열됩니다.

제목 페이지에는 매뉴얼의 이름, 목차, 소개 및 절차가 목차 순서대로 포함되어 있습니다.

팀 구성원이 매뉴얼을 쉽게 검토하여 부서에서 관련 절차를 찾을 수 있도록 탭을 배치 할 수도 있습니다.

마지막으로 사본을 만들어 배포합니다. 지속적인 피드백을 장려하고 필요한 경우 매뉴얼을 업데이트하십시오. 정책 및 절차를 활용하여 각 기능 위치의 지정된 영역에서 매뉴얼을 사용할 수 있어야합니다.

예

-특정 방법으로 햄버거를 요리하는 수동.

-화재, 지진, 천재 지변시 대처 방법에 관한 매뉴얼.

-고객 불만이나 공격적인 고객을 처리하는 방법에 대한 매뉴얼.

-직원 선정 과정을 수동으로 수행합니다.

-식당에서 일하는 방법을 아는 설명서.

참고 문헌

1. 킴벌리 레너드 (2017). 표준 운영 절차 매뉴얼은 어떻게 작성합니까? 중소기업-연대기. smallbusiness.chron.com.
2. 크리스 앤더슨 (2017). 정책 및 절차 매뉴얼이란? Bizmanualz. 출처 : bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). 절차 매뉴얼의 정의. 출처 : bizfluent.com.
4. 크리스 앤더슨 (2017). 절차 매뉴얼의 목적은 무엇입니까? Bizmanualz. 출처 : bizmanualz.com.
5. 템플릿 랩 (2018). 37 최고의 표준 운영 절차 (SOP) 템플릿. 출처 : templatelab.com.
6. 그렉 마르셀로 (2017). 표준 운영 절차 매뉴얼을 만들기위한 8 단계 가이드. Lern. 출처 : blog.lern.org.