문서의 수명주기는 무엇입니까? - 문화 어휘

문서 의 수명주기 는 파일이 유효 수명 동안 통과하는 일련의 단계로 구성됩니다. 이러한 단계는 문서 작성부터 모든 사용 및 수정에 이르기까지 문서가 파기되거나 영구적으로 보관 될 때까지 다양합니다.

문서의 수명주기 개념은 제 2 차 세계 대전 이후 미국에서 만들어졌습니다. 이는 누적 된 많은 수의 파일을 처리 할 적절한 방법을 찾아야하기 때문입니다.

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각 분야는 문서의 초점과 아카이브의 특성을 고려하여 문서의 라이프 사이클에 다르게 접근합니다. 예를 들어 법률 문서의 수명주기는 학술 문서의 수명주기와 단계가 다를 수 있습니다.

각각의 경우 문서 보관 기간, 보관 방법 또는 올바른 용도에 대한 고려 사항은 다양합니다. 마찬가지로 수명주기 단계에 대한 다양한 접근 방식이 있습니다.

예를 들어, 회사 또는 정부 기관이 나이로 인해 가치가없는 문서가있을 수 있습니다. 그러나 이러한 동일한 아카이브는 박물관에 대한 높은 역사적 가치를 가질 수 있습니다.

또 다른 근본적인 차이점은 아날로그 문서와 디지털 문서 사이에 존재하는 차이점입니다. 중요성은 문서의 내용에 있지만 디지털 파일의 존재는 처리 및 수명주기 단계의 특수성을 의미합니다.

문서의 세 시대

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1972 년에 역사가 Carlos Wyffels는 삼 시대의 이론을 제안했습니다. 이것에 따르면 문서는 용도가 변화하는 중요한 프로세스가있는 객체입니다.

일반적으로 문서는 생성 직후 지정된 시간 동안 집중적으로 사용됩니다. 그러나 시간이 지남에 따라 이러한 사용은 아카이브되거나 파괴되기 때문에 완전히 중지되는 순간까지 감소합니다.

Wyffels에 따르면 모든 문서가 거치는이주기는 행정 또는 활동 연령, 중간 또는 반 활동 연령, 비활성 또는 역사적 연령의 세 가지 연령으로 나뉩니다.

문서의 활성 기간을 나타냅니다. 그것은 창조의 순간에 시작하여 자주 상담, 이전 및 공유되는 여러 단계를 거칩니다.

예를 들어, 공과금 청구서의 관리 연령은 생성 될 때 시작됩니다. 그런 다음 우편 배달원이 배달하거나 이메일로 보내는 동안, 수표 할 때 및 지불 할 때 제한된 시간 동안 계속 이동하십시오.

문서가 작성된 유용성을 상실한 기간입니다. 따라서 관리 연령만큼 사용되지 않습니다. 그러나 그것은 보존되고 드물게 상담 될 수 있습니다.

예를 들어, 공과금 청구서의 중간 연령은 지불 후 폴더에 보관 될 때 시작됩니다. 다시는 상담하지 않을 가능성이 높지만 우려 사항이 발생할 경우 파일에 보관됩니다.

문서의 반 활성 수명은 문서 유형 및 컨텍스트에 따라 달라질 수 있습니다. 예를 들어 법률 문서는 공과금 청구서보다 수명이 더 길 수 있습니다.

아카이브의 마지막 기간을 나타냅니다. 그러나 모든 파일에 동일한 대상이있는 것은 아닙니다. 성격에 따라 역사적으로 만들거나 파괴 할 수 있습니다.

역사 기록 보관소는 문화적 또는 연구 가치가있는 기록 보관소입니다. 따라서이 단계에서 가능한 한 완벽하게 보존하기위한 보존 방법이 모색됩니다.

세 시대의 이론은 모든 문서가 거치는 기본 단계를 일반적인 방식으로 확립합니다. 그러나 문서의 유용성과 처리를 정의하는 다른보다 구체적인 단계도 있습니다.

문서가 거치는 단계는 가치, 용도 및 컨텍스트에 따라 다릅니다. 이러한 특성에 따라 어떤 단계를 거쳐야하며 각 단계에 대한 기술 및 관리 조항이 무엇인지 결정됩니다.

다음은 문서가 유효 기간 동안 거치는 몇 가지 주요 단계입니다.

1-Creation : 인쇄 또는 디지털 형식의 문서 생성으로 구성됩니다.

2- 저장 : 문서가 생성 된 형식에 따라 물리적 또는 디지털 방식으로 저장됩니다. 경우에 따라 프로세스의 일부인 디지털화 단계도 고려됩니다.

3-Categorization : 각 컨텍스트에서 설정된 매개 변수에 따라 문서의 구성, 분류 또는 색인화를 나타냅니다.

4- 전송 : 특성에 따라 문서를 전송 및 / 또는 전송하는 것을 의미합니다. 현재 이것은 경우에 따라 실제 우편으로 배달하거나 이메일로 배달을 나타낼 수 있습니다.

5- 배포 : 이 단계는 공개적으로 사용되거나 필요한 문서를 의미하므로 문서를 만든 후 특정 그룹의 사람들에게 공개해야합니다.

6- 공동 사용 : 현재 공유 사용 및 편집을 위해 파일을 정렬 할 수 있습니다. 이 단계는 최근 등장했으며 디지털 문서 전용으로 간주됩니다.

7-Consultation : 참조 할 수 있도록 문서가 배열되는 단계를 의미합니다. 이 과정에서 정보에 액세스 할 것으로 예상되는 대중에 따라 보안 및 / 또는 접근성 조항이 매우 중요합니다.

8- 아카이빙 또는 파기 : 모든 문서의 수명주기에서 마지막 단계입니다. 보존 할 수있는 충분한 역사적 가치가 있는지, 아니면 반대로 멸망되는 것인지 결정되는 순간에 해당한다.