구매 요청 양식 은 주문해야하는 품목, 수량 및 배송 기간을 구매 부서에 알리기 위해 사용자 부서 또는 창고 직원이 생성 한 문서입니다. 비즈니스에서 구매하는 것은 요구 사항을 수집하는 것으로 시작됩니다.
컴파일이 끝나면 구매 부서에 알려야합니다. 구매 요청은 해당 요구 사항 목록을 포함 할 문서입니다. 사기를 방지하기 위해 부서 관리자는 일반적으로 공급 업체로부터 직접 주문하거나 회사를 대신하여 구매할 수 없습니다.
대신 실제로 외부 공급 업체에 주문을하는 것은 구매 부서라는 다른 부서입니다. 여러 부서의 관리자는 구매 요청 양식을 사용하여 구매해야 할 자재를이 부서에 알립니다.
구매 요청 및 구매 주문은 회사가 운영에 필요한 품목을 획득하고 내부 및 외부 적으로 주문 프로세스를 표준화하는 과정에서 핵심 문서입니다.
종류
구매 요청의 요점은 다음과 같습니다.
-특정 자재 목록을 획득하기 위해 구매 부서에 요청하는 것입니다.
-구매 기관의 승인이 필요합니다.
-내부 문서입니다. 즉, 조직 내에 남아 있습니다.
다음 유형의 조달에 대한 구매 요청을 생성 할 수 있습니다.
표준
생산 공정과 사무용 소모품 및 기타 자산을 위해 공급 업체로부터 공급품과 자재를 확보합니다.
아웃소싱
공급자에게 원자재를 공급하여 완제품을 얻는 것.
위탁
회사 시설에 보관 된 자료를 얻고 공급자에게 그 비용을 지불합니다.
이전
동일한 조직 내에있는 다른 부서 또는 영역에서 자료를 얻기 위해.
외부 서비스
플랜트 유지 보수 수행과 같은 제 3 자 제공 업체의 서비스를 받기 위해.
정교하게?
구매 요청을 구성하는 기본 구성 요소는 다음과 같습니다.
-문서 식별을 허용하는 요청 번호입니다. 미리 인쇄해야합니다.
-요청 부서.
-요청 날짜 및 요청 된 배송 날짜.
-요청서를 작성하는 사람의 이름과 해당 권한을 수행하는 사람의 서명.
-부정확 한 데이터를 피하기 위해 요청 항목을 자세히 설명해야합니다. 금액은 정확해야합니다. 필요한 단위 (킬로, 리터, 단위 등)를 배치하는 것이 매우 중요합니다.
-구매를 승인하거나 승인하지 않은 구매 부서장의 서명.
-공급 업체로부터 견적을 이미 요청한 경우 요청서에 첨부해야합니다.
구매 요청 프로세스
구매 요청 프로세스는 조직에서 공급 주문을하고 추적하는 데 사용됩니다. 이들은 원자재에서 사무용 가구 등에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다.
부서 관리자가 자재가 부족하다고 판단하면 위에 나열된 필드가 포함 된 구매 요청 양식을 작성합니다.
구매 요청은 회사 부서에서 구매 부서로 보내는 양식으로, 외부 공급 업체에서 주문하려는 품목을 나열합니다.
이 프로세스를 통해 사용자는 주문을하고 감독자의 승인을받을 수 있으며 가장 중요한 것은 타사 공급 업체가 가격 견적을 제출할 수 있도록하는 것입니다.
구매 관리자는이 프로세스에서 구매 요청을 받으면 소스 사용자가 제출 한 모든 정보를 검토 할 수 있습니다. 관리자는 요청이 승인되었는지 여부를 선택하기 만하면됩니다.
승인되지 않은 경우, 결정 이유를 입력 할 수있는 상자가 있으며 요청 부서에이 결정을 통보합니다. 그러나 관리자가 승인하면 다음 단계는 공급 업체에 견적을 요청하는 것입니다.
중요성
구매 프로세스 시작
때때로 회사의 부서에는 자료가 필요합니다. 구매 요청이 구매 프로세스를 시작합니다. 구매 부서는 문서의 강도에 따라 행동합니다.
문제가있는 경우 해당 문서는 부서에서 특정 통신으로 소모품을 주문했다는 증거로 사용됩니다.
제어 도구입니다
적절한 통제가없는 경우 직원은 개인적인 용도로 자료를 요청할 수 있으므로 사기에 연루 될 수 있습니다.
구매 요청에는 사기 행위가 발생하지 않도록 보장하는 조치가 있습니다. 요청은 정확성과 필요성을 보장하기 위해 여러 손을 거쳐야합니다.
비즈니스 보호
구매 요청 주문을 통해 사기 가능성을 피할 수 있습니다. 회사 자산도 보호됩니다.
구매 프로세스의 중앙화
조직에서 모든 구매 요청을 구매 부서를 통해 중앙에서 수행해야하는 경우 전체 프로세스를 쉽게 관리 할 수 있습니다.
구매자는 이제 구매를 번들로 묶고 조직의 구매력을 활용하여 더 나은 조건을 협상 할 수 있으므로 이점을 얻을 수 있습니다.
예
예 1
요청 번호 : 00455
날짜 : 2018 년 5 월 15 일
지원자 이름 : Annaliese Corvo
직위 : 교육 감독자
부서 : 인사 교육
요청 사유 : 2018 년 7 월 16 일부터 20 일까지 주중에 진행되는 '품질 보증'교육 과정에서는 다음과 같은 내용이 필요합니다.
-플립 차트 마커의 경우 01.
-연필 12 개.
-흰색 시트 20 장의 플립 차트 1 개 : 너비 1m x 길이 1.5m
-일반 크기의 단일 라인 노트북 12 개.
-화이트 보드 용 06 색 마커.
-지우개 12 개.
-파란색 잉크 펜 12 개.
문구 공급 업체로부터받은 견적 2 건이 첨부되어 있습니다.
승인자 : Alberto Moreno
직위 : 인사 관리자
인적 자원 관리
예 2
SA의 생산 부서 인 Confecciones Tely는 다양한 재료를 주문하고 구매 요청 양식을 작성해야합니다. 이 양식은 이러한 소모품이 필요함을 구매 부서에 알립니다.
구매 부서는받은 요청을 승인하거나 거부 할 수 있습니다. 승인되면 구매 오더가 생성됩니다.
구매 오더는 제품을 구매하기 위해 공급 업체에 전송됩니다. 공급자는 송장과 함께 제품을 생산하고 납품합니다.
수령 부서는 제품을 수령하고 회계 부서에 수령 보고서를 전달합니다.
모든 문서가 규정을 준수하는 경우 회계 영역은 계산원에게 송장 승인을 발행하여 공급자에게 지불 할 수 있음을 나타냅니다.
참고 문헌
- 비즈니스 사전 (2018). 구매 요청. 출처 : businessdictionary.com.
- MyAccountingCourse (2018). 구매 요청이란 무엇입니까? 출처 : myaccountingcourse.com.
- 숲 시간. 요청서와 구매 주문서의 차이점. 중소기업-연대기. smallbusiness.chron.com.
- 다니 하오 (2018). 구매 요청이란 무엇이며 귀하의 비즈니스에 중요한 이유. 조달. 출처 : blog.procurify.com.
- 튜토리얼 포인트 (2018). SAP MM-구매 요청. 출처 : tutorialspoint.com.