대응 부 분류하고, 레코드를 수신하는 워크 스테이션이고 중앙 다른 부서 사이 조직의 모든 구성원에 대한 내부 및 외부 통신 및 문서를 배포한다. 그것의 목표는 그들이받는 사람에게 효율적이고 신속하며 최상의 조건으로 배달되도록 보장하는 것입니다.
민간 및 공공 기관 또는 기업은이 문서 관리 프로그램을 구현하여 통신 제어 프로세스를 간소화합니다. 조직 역학에 통합되어 회사의 목표를 달성 할 수있는 프로세스입니다.
통신 부서는 회사 내에서 효율적이고 신속한 정보 전달을 보장합니다. 출처 : pixabay.com
오래된 아카이브에서 디지털 시대에 이르기까지이 부서의 구성 방법은 관심있는 다큐멘터리 정보에 쉽게 액세스하고 관리 기록, 파일, 절차 매뉴얼 및 모든 이력을 보호하는 목적을 가지고 있습니다. 물리적 및 / 또는 디지털 형식의 회사.
현재 문서 관리를 가속화하기 위해 개발 된 소프트웨어가 있으며, 이는 물리적 파일이 사라지는 경향이 있고 종이 소비를 방지하기 때문에 환경 환경에 긍정적 인 영향을 미쳤습니다.
마찬가지로 인트라넷과 엑스트라 넷을 통한 서신의 전달 또는 수신이보다 역동적이고 신속하게 이루어집니다.
풍모
통신 부서에는 제공되는 비즈니스 또는 서비스에 내재 된 정보와 관리 및 조직 활동을 지원하는 모든 필수 문서가 포함 된 통신문을 문서화, 구성 및 효율적으로 배포하기위한 특정 기능이 있습니다.
통신 단위의 특정 기능은 다음과 같습니다.
-문서의 출입을 통제합니다.
-해당 영역에 커뮤니케이션을 배포합니다.
-내부 및 외부에서 생성 된 통신 및 통신을 처리합니다.
-문서를 스캔합니다.
-회사의 다큐멘터리 펀드 문서를 주문, 분류 및 설명합니다.
-다큐멘터리 제작을 보존하고 관리합니다.
-생산 또는 수신 (파일링)되는 서신에 연속 번호를 지정합니다.
-보관해야 할 문서 및 커뮤니케이션을 선택하여 중앙 아카이브로 전송합니다.
구조
통신 단위는 회사 또는 기관의 규모와 특성에 따라 구성됩니다. 일반적으로 입국 용과 출국 용으로 두 개의 하위 단위로 나뉘어 진 본사에 따라 다릅니다.
각 하위 단위에는 내부 및 외부 통신과 관련된 모든 항목의 관리 및 제어를 목표로하는 특정 기능이 있습니다. 이러한 유형의 단위는 다음과 같이 구성됩니다.
지도
문서 작성, 배포 방법, 서신 송수신 및 부서 구성원의 할당을 합리화, 표준화 및 규제하는 규정 및 정책을 정의합니다. 즉, 문서 및 아카이브 관리 프로세스와 효율적인 체계화를 조정 된 방식으로 결합합니다.
일치하는 하위 단위
그녀는 회사에서 정한 정책과 규정에 따라 문서 관리 영역에서 배포 및 제어 방법을 구현하는 업무를 담당하고 있습니다. 이것은 다음과 같이 나뉩니다.
인바운드 대응
그들은 도착하는 문서이며 기관의 다른 부서로 전달됩니다. 이 영역에서 문서를받습니다. 영수증 수락을 봉인하기 전에 다음 사항을 확인해야합니다.
-실제로 기관이나 회사를위한 것입니다.
-문제는 기관 또는 회사에 내재되어 있습니다.
-그들은 정식으로 봉인되고 서명되었습니다.
-부속서 (있는 경우)가 완료되었습니다. 그렇지 않은 경우 발행자에게 서면 또는 구두로 즉시 청구해야합니다.
-서브 유닛 스탬프에는 수령 날짜와 시간이 표시되어 있습니다.
제어 및 전달
그런 다음 발송해야하는 부서에 해당하는 기호를 배치하여 문서를 분류합니다. 등록은 접수 일자, 대상 부서, 등록 관리 번호 및 원본 발신자 데이터와 같은 주요 관리 데이터에 따라 수행됩니다.
이 문서화 및 분류 단계 후 각 부서 또는 기관에 서신을 보내는 것으로 구성된 배포가 수행됩니다. 해당 부서는 접수 확인 및 동의 스탬프를 찍을 것입니다.
문서가 기관에 전달되지 않았거나 권한 범위 내에 있지 않다고 판단되는 경우 적절한 설명과 함께 발송인에게 반환됩니다.
아웃 바운드 대응
회사 또는 기관의 각 부서에서 서신과 문서를 수신하고 목적지에 따라 정리하는 영역입니다. 다음을 확인하면 관련 채널을 통해 디스패치합니다.
-서류는 기관지에 작성되어야합니다.
-서류에 서명을해야합니다 (원본과 사본 모두).
-별첨을 첨부해야합니다.
-수취인 및 주소 정보가 정확해야합니다.
-체크 아웃 및 체크 아웃은 날짜와 코드와 함께 표시되어야합니다.
배송에 대해 설정된 데이터 및 특성을 검토하고 승인 한 후 수령 증명을 진행합니다.
이 구역은 경로 (우편, 개인적 또는 직접, 교환 등을 통해)에 따라 분류 한 후 목적지로의 발송 및 배송을 담당합니다.
봉투에는 라벨이 부착되고 포함 된 문서는 발송 방법에 따라 배송 관리 또는 송장에서 식별됩니다. 영수증으로 날인되고 서명 된 문서의 사본을 반환해야합니다.
마지막으로, 체크 아웃을 수행하고 통제권을 설정하기 위해 알파벳순, 숫자 순, 주제 순 또는 시간순으로 정리됩니다.
중요성
통신 부서는 민감하고 기밀이 높은 영역입니다. 기관 내외의 관계와 의사 소통이 효과적이고 적시에 수행되는 것은 이것에 달려 있습니다.
서신 단위의 중요성은 기관 또는 회사의 기억을 구성하는 문서의 보존, 보관 및 보존을 보장해야한다는 사실에 있습니다.
주요 목표는 엔터티 내에서 처리되는 서면 정보에 적시에 액세스를 제공하는 것입니다.
참고 문헌
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